Pol­skie fir­my co­raz częściej ofe­ru­ją pra­cow­ni­kom pro­gra­my szko­le­nio­we i wspar­cie tech­nicz­ne do­ty­czące wła­ści­we­go ko­rzy­sta­nia z urządzeń dru­ku­jących w biu­rach. Kła­dą rów­nież na­cisk na kwe­stie zwi­ąza­ne z oszczęd­no­ścia­mi i bez­pie­cze­ństwem obie­gu do­ku­men­tów – to wnio­ski z ba­da­nia prze­pro­wa­dzo­ne­go na zle­ce­nie Ca­non Pol­ska przez agen­cję K+Re­se­arch.

Op­ty­ma­li­za­cja kosz­tów zwi­ąza­nych z bie­żącym funk­cjo­no­wa­niem biu­ra na­le­ży do klu­czo­wych de­cy­zji bi­zne­so­wych przed­si­ębiorstw. Na ta­kie po­de­jście nie­wąt­pli­wie du­ży wpływ mia­ła pan­de­mia, która zmie­ni­ła na­sze my­śle­nie o kon­tro­li kosz­tów. Obec­nie jed­nak fir­my sta­ra­ją się pod­cho­dzić do tej kwe­stii ra­cjo­nal­nie. Z jed­nej stro­ny szu­ka­ją ob­sza­rów, w których re­duk­cja kosz­tów jest ko­niecz­na, a z dru­giej – chcą za­cho­wać od­po­wied­nią ja­ko­ść pra­cy i stan­dar­dy bez­pie­cze­ństwa.

Sto­su­nek do opty­ma­li­za­cji kosz­tów dzia­łal­no­ści biur, a ta­kże do te­ma­ty­ki bez­pie­cze­ństwa fir­mo­wych do­ku­men­tów, przed­sta­wia ba­da­nie zre­ali­zo­wa­ne przez K+Re­se­arch na zle­ce­nie Ca­non Pol­ska. Wzi­ęli w nim udział przed­sta­wi­cie­le du­żych i śred­nich pol­skich firm: oso­by od­po­wie­dzial­ne za za­ple­cze IT i or­ga­ni­zo­wa­nie pra­cy biu­ro­wej oraz dy­rek­to­rzy ad­mi­ni­stra­cyj­ni. Ana­li­za uka­zu­je po­de­jście ka­dry za­rządza­jącej do użyt­ko­wa­nia sprzętu biu­ro­we­go, dru­ko­wa­nia i obie­gu do­ku­men­tów fir­mo­wych, a ta­kże do ra­cjo­na­li­za­cji wy­dat­ków z tym zwi­ąza­nych. We­dług wy­ni­ków ba­da­nia, co­raz wa­żniej­sze sta­je się nie tyl­ko od­po­wied­nie wy­po­sa­że­nie tech­nicz­ne biur, ale rów­nież kal­ku­la­cje do­ty­czące opła­cal­no­ści dru­ko­wa­nia do­ku­men­tów w fir­mie lub out­so­ur­co­wa­nia tych dzia­łań. W kon­te­kście pro­ble­ma­ty­ki oszczęd­no­ści do­dat­ko­wo istot­ne jest edu­ko­wa­nie pra­cow­ni­ków z za­kre­su użyt­ko­wa­nia urządzeń.

Fir­my sta­wia­ją na szko­le­nia, co prze­kła­da się na oszczęd­no­ści

Z ana­li­zy wy­ni­ka, że w śred­nich i du­żych pol­skich fir­mach sta­wia się na pro­gra­my szko­le­nio­we lub wspar­cie tech­nicz­ne dla pra­cow­ni­ków ko­rzy­sta­jących z urządzeń dru­ku­jących w biu­rze – aż 61% ba­da­nych po­twier­dza te­go ro­dza­ju po­moc. Brak wspar­cia wi­docz­ny jest w 28% przed­si­ębiorstw, z ko­lei 11% za­zna­czy­ło, że nie po­sia­da wie­dzy w tym te­ma­cie.

Ade­kwat­ne szko­le­nia i przy­go­to­wa­nie pra­cow­ni­ków do od­po­wied­nie­go użyt­ko­wa­nia sprzętów biu­ro­wych wy­da­je się klu­czo­we w obli­czu po­szu­ki­wa­nia oszczęd­no­ści. Wspar­cie tech­nicz­ne ma du­że zna­cze­nie ze względu na częste wy­stępo­wa­nie wy­so­kich kosz­tów ser­wi­so­wa­nia ze­psu­tych urządzeń i po­no­sze­nie wy­dat­ków zwi­ąza­nych z bra­kiem do­stęp­no­ści ma­szyn.

Od­po­wied­nia edu­ka­cja per­so­ne­lu prze­kła­da się rów­nież na zwi­ęk­sze­nie ja­ko­ści uzy­ski­wa­nych ma­te­ria­łów, skróce­nie cza­su re­ali­za­cji i ob­ni­że­nie kosz­tów za­so­bów – a wi­ęc ma­my tu ko­lej­ne oszczęd­no­ści – ko­men­tu­je Da­riusz Szwed, eks­pert od urządzeń biu­ro­wych, za­gad­nień bez­pie­cze­ństwa i cy­fry­za­cji w Ca­non Pol­ska. „Op­ty­mal­nym roz­wi­ąza­niem jest sy­tu­acja, w której za­rów­no usłu­gi szko­le­nio­we, jak i do­rad­cze świad­czy do­staw­ca urządzeń we współpra­cy z ka­drą za­rządza­jącą da­nej fir­my. Wte­dy wdro­że­nie pra­cow­ni­ków prze­bie­ga naj­szyb­ciej, po­zwa­la na zwi­ęk­sze­nie wy­daj­no­ści i pro­duk­tyw­no­ści – do­da­je eks­pert.

Druk na po­trze­by wła­sne (in­-ho­use) zwi­ęk­sza po­ziom bez­pie­cze­ństwa da­nych

Ko­lej­ną kwe­stią, która ma zna­cze­nie w przy­pad­ku po­szu­ki­wa­nia oszczęd­no­ści jest de­cy­zja o dru­ko­wa­niu ma­te­ria­łów we­wnętrz­nie lub out­so­ur­co­wa­niu te­go pro­ce­su. Po­nad po­ło­wa firm uczest­ni­czących w ba­da­niu Ca­non Pol­ska i K+Re­se­arch (51% ca­łej próby) dru­ku­je do­ku­men­ty wy­łącz­nie we wła­snym za­kre­sie (od­po­wied­nio 50% śred­nich firm i 55% du­żych). De­cy­zja o dru­ku na po­trze­by wła­sne (in­-ho­use) ko­rzyst­nie wpły­wa na ochro­nę ma­te­ria­łów, w szcze­gól­no­ści pli­ków za­wie­ra­jących wra­żli­we da­ne. W tym przy­pad­ku spraw­dza­ją się roz­wi­ąza­nia, które za­bez­pie­czą ca­ły cykl ży­cia do­ku­men­tów – za­rów­no ich pa­pie­ro­wych, jak i cy­fro­wych wer­sji. Od­po­wie­dzią na po­wy­ższe wy­zwa­nia będą wi­ęc urządze­nia pro­jek­to­wa­ne z my­ślą o sy­tu­acjach, w których ob­słu­ga do­ku­men­tów mu­si być szyb­ka, pro­sta, w pe­łni za­bez­pie­czo­na na po­zio­mie sprzęto­wym, sie­cio­wym i do­stępu użyt­kow­ni­ka (wie­lo­eta­po­we uwie­rzy­tel­nie­nie). Ta­ki sys­tem za­bez­pie­czeń za­pew­nia­ją roz­wi­ąza­nia z port­fo­lio Ca­non: li­nia urządzeń ima­ge­RUNNER ADVANCE DX, za­pew­nia­jąca pro­fe­sjo­nal­ne wy­dru­ki przy za­cho­wa­niu naj­wy­ższych stan­dar­dów bez­pie­cze­ństwa. Jak pod­kre­śla Da­riusz Szwed jed­ną z naj­wi­ęk­szych za­let no­wo­cze­snych sys­temów jest ich wy­so­ka kon­fi­gu­ral­no­ść, dzi­ęki cze­mu roz­wi­ąza­nia mo­żna do­sto­so­wać do kon­kret­nych po­trzeb da­nej fir­my.

War­to też do­dać, że do­dat­ko­wym atu­tem dru­ko­wa­nia we­wnątrz or­ga­ni­za­cji jest bez­pie­cze­ństwo do­staw – w tym przy­pad­ku nie trze­ba się mar­twić się o ła­ńcuch do­staw i za­cho­wa­nie je­go ci­ągło­ści.

Out­so­ur­cing wy­ma­ga jed­nak szcze­gól­nej uwa­gi

28% re­spon­den­tów de­kla­ru­je, że w fir­mie częścio­wo ko­rzy­sta­ją z ze­wnętrz­nych do­staw­ców usług po­li­gra­ficz­nych (wy­nik nie­za­le­żny od wiel­ko­ści fir­my), a 21% firm zle­ca te dzia­ła­nia ca­łko­wi­cie. We­dług ba­da­nych, którzy wy­bie­ra­ją out­so­ur­cing, dru­ko­wa­nie u ze­wnętrz­nych do­staw­ców jest ta­ńsze i wy­god­niej­sze (54%). 21% zle­ca wi­ęk­szo­ść usług biu­ro­wych, a 13% nie jest wy­star­cza­jąco wy­po­sa­żo­na tech­nicz­nie, aby re­ali­zo­wać za­da­nia te­go ty­pu na miej­scu. War­to jed­nak spraw­dzać, czy sys­te­my ofe­ro­wa­ne przez do­staw­ców urządzeń ofe­ru­ją funk­cje za­bez­pie­cza­jące do­ku­men­ty, ta­kie jak uwie­rzy­tel­nia­nie użyt­kow­ni­ków czy za­bez­pie­cza­nie da­nych w sie­ci z wy­ko­rzy­sta­niem od­po­wied­nich pro­to­ko­łów oraz funk­cji fil­tro­wa­nia por­tów.

Ana­li­za ba­da­nia wska­zu­je na bar­dzo istot­ny, glo­bal­ny trend. Prze­no­sze­nie pro­ce­sów dru­ko­wa­nia do we­wnątrz or­ga­ni­za­cji nie wy­ni­ka wy­łącz­nie z po­szu­ki­wa­nia oszczęd­no­ści. De­cy­zje ta­kie są efek­tem przy­kła­da­nia co­raz wi­ęk­szej wa­gi do kwe­stii bez­pie­cze­ństwa in­for­ma­cji i – co rów­nie wa­żne, dba­nia o kom­fort pra­cy per­so­ne­lu. Rów­nież mo­del hy­bry­do­wy spo­wo­do­wał, że kwe­stie bez­pie­cze­ństwa da­nych sta­ły się bar­dziej pa­lące, wi­ęc wy­bo­ry firm, by in­we­sto­wać w dru­ko­wa­nie na po­trze­by wła­sne (in­-ho­use) wy­da­ją się ca­łko­wi­cie ra­cjo­nal­ne nie tyl­ko z eko­no­micz­ne­go punk­tu wi­dze­nia – ko­men­tu­je Prze­my­sław Huk, re­se­arch ma­na­ger w K+Re­se­arch by In­si­ght Lab.

Druk in­-ho­use zwi­ęk­sza po­czu­cie kom­for­tu

Dru­ko­wa­nie ma­te­ria­łów na po­trze­by wła­sne (in­-ho­use) za­pew­nia rów­nież ela­stycz­no­ść zwi­ąza­ną z do­ko­ny­wa­niem bie­żących zmian w pro­jek­tach, per­so­na­li­za­cją do­ku­men­tów zgod­nie z po­trze­ba­mi, czy też dru­ko­wa­niem mniej­szych par­tii. In­we­sty­cja we wła­sny sprzęt mo­że wy­da­wać się wy­ższym kosz­tem na start, ale w dłu­ższej per­spek­ty­wie oka­zu­je się roz­wi­ąza­niem zde­cy­do­wa­nie bar­dziej eko­no­micz­nym – szcze­gól­nie, je­śli dru­ko­wa­ne są wi­ęk­sze ilo­ści do­ku­men­tów i co bar­dzo istot­ne – bar­dziej kom­for­to­wym dla per­so­ne­lu.

Z przy­to­czo­nych ba­dań wy­ni­ka, że pol­skie fir­my do­strze­ga­ją ko­niecz­no­ść od­po­wied­nie­go edu­ko­wa­nia pra­cow­ni­ków w kwe­stii eks­plo­ato­wa­nia urządzeń biu­ro­wych oraz bez­pie­cze­ństwa obie­gu do­ku­men­tów. Są to za­gad­nie­nia, które po­zwa­la­ją na wie­le re­al­nych oszczęd­no­ści – przede wszyst­kim cza­su i środ­ków fi­nan­so­wych, a ta­kże wy­ko­rzy­sty­wa­nych za­so­bów.

Ba­da­nie agen­cji ba­daw­czej K+Re­se­arch by In­si­ght Lab prze­pro­wa­dzo­ne na zle­ce­nie Ca­non Pol­ska w okre­sie 10.11–01.12.2023 na próbie 200 przed­sta­wi­cie­li pol­skich firm me­to­dą CATI.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non

• Prze­czy­taj też: Ca­non świ­ętu­je suk­ces se­rii va­rio­PRINT 6000 TITAN, wpro­wa­dza­jąc na ry­nek jej no­we wer­sje
• Prze­czy­taj też: Mądro­ść w pa­kie­cie: roz­pa­ko­wa­nie pi­ąte­go rocz­ne­go ra­por­tu Mon­di eCom­mer­ce
• Prze­czy­taj też: Ca­non Eu­ro­pe zy­sku­je sta­tus człon­ka sto­wa­rzy­szo­ne­go Glo­bal Eco­la­bel­ling Ne­twork
• Prze­czy­taj też: Za­an­ga­żuj klien­tów, wy­ko­rzy­stu­jąc mo­żli­wo­ści dru­ku „na po­trze­by wła­sne” – (in­-ho­use prin­ting)
• Prze­czy­taj też: Ca­non współpra­cu­je z na­ukow­ca­mi nad pro­jek­tem od­bu­do­wy raf ko­ra­lo­wych
• Prze­czy­taj też: Ca­non na tar­gach Re­ma­Days 2024. „Przy­go­to­wa­li­śmy pre­zen­ta­cje o uni­kal­nym cha­rak­te­rze”
• Prze­czy­taj też: Au­to­ma­ty­za­cja w ro­li głów­nej – suk­ce­sy Du­plo na tar­gach Re­ma­Days War­saw 2024
• Prze­czy­taj też: Of­fset, czy cy­fra? Jak tech­no­lo­gie dru­ku kszta­łtu­ją ry­nek wy­daw­ni­czy?
• Prze­czy­taj też: Ca­non wpro­wa­dza na ry­nek dwie no­we se­rie dru­ka­rek wiel­ko­for­ma­to­wych
• Prze­czy­taj też: Ba­da­nie Ca­non Pol­ska i K+Re­se­arch: Pol­skie biu­ra sta­ją się co­raz bar­dziej przy­ja­zne dla śro­do­wi­ska