Mo­de­le pra­cy ra­dy­kal­nie zmie­ni­ły się w ci­ągu ostat­nich lat w zwi­ąz­ku z po­stępu­jącą trans­for­ma­cją cy­fro­wą. Pra­cow­ni­cy co­raz swo­bod­niej de­cy­du­ją o tym, jak i skąd pra­co­wać, wi­ęc w or­ga­ni­za­cjach ewo­lu­ują pro­ce­sy zwi­ąza­ne z obie­giem in­for­ma­cji i do­stępem do nich. Sku­tecz­ne za­rządza­nie do­ku­men­ta­cją fir­mo­wą w sy­tu­acji, gdy ze­spo­ły są roz­pro­szo­ne po­zo­sta­je wy­zwa­niem za­rów­no dla me­ne­dże­rów dzia­łów IT jak i do­staw­ców urządzeń biu­ro­wych.

„Wszy­scy – za­rów­no ka­dra me­ne­dżer­ska w or­ga­ni­za­cjach jak i do­staw­cy no­wo­cze­snych urządzeń słu­żących do dru­ku, ska­no­wa­nia i za­rządza­nia do­ku­men­ta­cją mu­si­my uświa­do­mić so­bie, że wy­zwa­nia zwi­ąza­ne z cy­fry­za­cją nie będą w nad­cho­dzących la­tach ma­leć. Po­trze­ba di­gi­ta­li­za­cji pro­ce­sów za­rządza­nia do­ku­men­ta­cją i ewo­lu­cja mo­de­li funk­cjo­no­wa­nia biur w kie­run­ku pra­cy zdal­nej, ozna­cza­ją, że ła­twy do­stęp do da­nych, ich mak­sy­mal­ne za­bez­pie­cze­nie, a ta­kże in­te­gra­cja do­ku­men­tów pa­pie­ro­wych z pli­ka­mi cy­fro­wy­mi sta­ją się dla or­ga­ni­za­cji prio­ry­te­te­m” – mówi Mi­chał Mi­kul­ski, eks­pert w za­kre­sie sys­te­mów za­rządza­nia in­for­ma­cja­mi w Ca­non Pol­ska

Cy­fro­we ży­cze­nia a twar­de re­alia

Ra­port fir­my Gart­ner sza­co­wał, że do ko­ńca 2023 r. 48% pra­cow­ni­ków biu­ro­wych na ca­łym będzie pra­co­wać w pe­łni zdal­nie lub lo­go­wać się do urządzeń fir­mo­wych, ko­rzy­sta­jąc z wie­lu lo­ka­li­za­cji. Li­de­rzy mu­szą w ta­kiej sy­tu­acji za­dbać o to, by in­fra­struk­tu­ra do udo­stęp­nia­nia in­for­ma­cji i do­ku­men­tów by­ła do­brze do­sto­so­wa­na dla wszyst­kich grup za­trud­nio­nych włącz­nie z ty­mi, którzy lo­gu­ją się do za­so­bów fir­mo­wych spo­za biu­ra.

Oka­zu­je się jed­nak, że po­mi­mo no­wo­cze­snych na­rzędzi i sprzy­ja­jącej po­sta­wie me­ne­dże­rów IT, do­stęp pra­cow­ni­ków do do­ku­men­tów, jak i za­rządza­nie ni­mi by­wa­ją skom­pli­ko­wa­ne. Ist­nie­je wręcz roz­dźwi­ęk mi­ędzy tym, jak dzia­ły in­for­ma­tycz­ne po­strze­ga­ją wdra­ża­ne przez nich roz­wi­ąza­nia, a re­alia­mi, z który­mi pra­cow­ni­cy sty­ka­ją się na co dzień.

Me­ne­dże­ro­wie od­po­wia­da­jący za uspraw­nia­nie pro­ce­sów cy­fry­za­cji, mu­szą zdać so­bie spra­wę, że wy­daj­no­ść pra­cy będzie ro­sła wte­dy, gdy pra­cow­ni­cy będą mieć za­pew­nio­ny, ła­twy do­stęp do ka­żde­go ro­dza­ju do­ku­men­tu, za­rów­no w for­mie pa­pie­ro­wej, jak i cy­fro­wej, z do­wol­ne­go miej­sca i w do­wol­nym mo­men­cie. Tyl­ko wte­dy mo­gą współtwo­rzyć śro­do­wi­sko pra­cy, które jest ela­stycz­ne, uwzględ­nia różno­rod­ne po­trze­by osób na różnych sta­no­wi­skach i spra­wia, że pro­ce­sy bi­zne­so­we są wy­daj­ne.

Pa­pier trzy­ma się moc­no

Co istot­ne, mi­mo po­stępu­jącej cy­fry­za­cji, która obej­mu­je klu­czo­we pro­ce­sy w or­ga­ni­za­cjach, pa­pie­ro­wa do­ku­men­ta­cja ci­ągle od­gry­wa istot­ną ro­lę w ko­mu­ni­ka­cji z klien­ta­mi, pra­cow­ni­ka­mi lub stro­na­mi trze­ci­mi. Po­trze­by zwi­ąza­ne z prze­twa­rza­niem do­ku­men­ta­cji w tra­dy­cyj­nej for­mie po­wo­du­ją utrzy­my­wa­nie się po­py­tu na urządze­nia wspo­ma­ga­jące za­rządza­nie do­ku­men­ta­mi dru­ko­wa­ny­mi z za­cho­wa­niem naj­wy­ższych stan­dar­dów bez­pie­cze­ństwa. Fir­my in­we­stu­ją wi­ęc w sprzęt po­zwa­la­jący na za­rządza­nie do­ku­men­ta­mi w tra­dy­cyj­nej po­sta­ci, a to z ko­lei wy­wo­łu­je re­ak­cję do­staw­ców urządzeń biu­ro­wych. Ofe­ru­jąc klien­tom no­wo­cze­sne roz­wi­ąza­nia, wie­dzą, że po­win­ni gwa­ran­to­wać mak­sy­mal­ne za­bez­pie­cze­nie da­nych i pe­łną in­te­gra­cję do­ku­men­ta­cji pa­pie­ro­wej z za­so­ba­mi cy­fro­wy­mi. Te po­sta­wy znaj­du­ją ta­kże po­twier­dze­nie w ba­da­niach prze­pro­wa­dzo­nych przez Key­po­int In­tel­li­gen­ce, które wy­ka­za­ły, że 77% de­cy­den­tów IT pla­nu­je za­kup ska­ne­ra w ci­ągu naj­bli­ższe­go ro­ku.

Urządze­nia, które li­kwi­du­ją ba­rie­ry

„Do­staw­cy ob­ser­wu­ją zmia­ny w tren­dach pra­cy i do­sto­so­wu­ją swo­je ofer­ty pro­duk­tów, aby za­spo­ko­ić po­trze­by klien­tów. Dla­te­go nie­które, ofe­ro­wa­ne przez nich urządze­nia, np. kom­pak­to­we ska­ne­ry z ob­słu­gą chmu­ry, mo­żna szyb­ko skon­fi­gu­ro­wać i uży­wać ich do wpro­wa­dza­nia no­wych do­ku­men­tów w za­so­by cy­fro­we fir­my” – mówi Mi­chał Mi­kul­ski z Ca­non Pol­ska.

Przy­kła­dem ta­kie­go roz­wi­ąza­nia jest urządze­nie ima­ge­FORMULA DR-S250N – bez­piecz­ny, wy­daj­ny i kom­pak­to­wy ska­ner na biur­ko, który od­po­wia­da­jąc na po­trze­bę spraw­nej współpra­cy roz­pro­szo­nych ze­spo­łów, uła­twia szyb­kie udo­stęp­nia­nie pli­ków i płyn­ny prze­pływ do­ku­men­tów mi­ędzy pra­cow­ni­ka­mi w różnych lo­ka­li­za­cjach. Pro­po­zy­cja usa­tys­fak­cjo­nu­je me­ne­dże­rów IT ze względu na to, że ska­ner wzmac­nia po­ziom bez­pie­cze­ństwa in­for­ma­tycz­ne­go – ze­ska­no­wa­ne do­ku­men­ty nie są za­pi­sy­wa­ne w urządze­niu, a wi­ęc ry­zy­ko wy­cie­ku po­uf­nych da­nych jest zmi­ni­ma­li­zo­wa­ne. Co istot­ne w tym kon­te­kście, ze­spo­ły IT mo­gą ła­two au­to­ry­zo­wać dzia­ła­nia użyt­kow­ni­ków i iden­ty­fi­ko­wać ich pro­fi­le za po­mo­cą roz­wi­ązań ta­kich jak m.in: Ac­ti­ve Di­rec­to­ry, które po­zwa­la ad­mi­ni­stra­to­ro­wi usta­wiać ogra­ni­cze­nia i do­sto­so­wy­wać usta­wie­nia pre­fe­ren­cji ska­no­wa­nia i pro­to­kół LDAP słu­żący bez­piecz­ne­mu udo­stęp­nia­niu usług ka­ta­lo­go­wych w sie­ci – pli­ków, dru­ka­rek, ser­we­rów i list użyt­kow­ni­ków.

Ewo­lu­ujące pod wpły­wem cy­fry­za­cji mo­de­le bi­zne­so­we za­kła­da­ją ko­niecz­no­ść uwzględ­nie­nia różnic w mo­de­lach pra­cy – te co­raz moc­niej wpły­wa­ją na stra­te­gie za­rządza­nia da­ny­mi i ca­łą fir­mo­wą do­ku­men­ta­cją. Dla­te­go szan­se na za­jęcie tr­wa­lej, sil­nej po­zy­cji na ryn­ku ma­ją do­staw­cy urządzeń biu­ro­wych, którzy po­tra­fią zni­we­lo­wać lu­kę mi­ędzy fi­zycz­ny­mi i cy­fro­wy­mi za­so­ba­mi or­ga­ni­za­cji i uwzględ­nić swo­bo­dę pra­cow­ni­ków w wy­bo­rze spo­so­bu pra­cy.

Wi­ęcej in­for­ma­cji na te­mat ima­ge­FORMULA DR-S250N mo­żna zna­le­źć tu: https://www.ca­non.pl/bu­si­nes­s/pro­duct­s/scan­ner­s/do­cu­men­t-scan­ner­s/i­ma­ge­for­mu­la­-dr-s250n/

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non

• Prze­czy­taj też: Ca­non li­de­rem w ran­kin­gu Worl­dwi­de Su­sta­ina­bi­li­ty Pro­gram­mes and Se­rvi­ces Hard­co­py 2023 Ven­dor As­ses­sment
• Prze­czy­taj też: B2B Ca­non Pol­ska i K+Re­se­arch ba­da­ją pol­skie fir­my
• Prze­czy­taj też: Ca­non świ­ętu­je suk­ces se­rii va­rio­PRINT 6000 TITAN, wpro­wa­dza­jąc na ry­nek jej no­we wer­sje
• Prze­czy­taj też: Ca­non Eu­ro­pe zy­sku­je sta­tus człon­ka sto­wa­rzy­szo­ne­go Glo­bal Eco­la­bel­ling Ne­twork
• Prze­czy­taj też: Za­an­ga­żuj klien­tów, wy­ko­rzy­stu­jąc mo­żli­wo­ści dru­ku „na po­trze­by wła­sne” – (in­-ho­use prin­ting)
• Prze­czy­taj też: Ca­non współpra­cu­je z na­ukow­ca­mi nad pro­jek­tem od­bu­do­wy raf ko­ra­lo­wych
• Prze­czy­taj też: Ca­non na tar­gach Re­ma­Days 2024. „Przy­go­to­wa­li­śmy pre­zen­ta­cje o uni­kal­nym cha­rak­te­rze”
• Prze­czy­taj też: Au­to­ma­ty­za­cja w ro­li głów­nej – suk­ce­sy Du­plo na tar­gach Re­ma­Days War­saw 2024
• Prze­czy­taj też: Of­fset, czy cy­fra? Jak tech­no­lo­gie dru­ku kszta­łtu­ją ry­nek wy­daw­ni­czy?
• Prze­czy­taj też: Ca­non wpro­wa­dza na ry­nek dwie no­we se­rie dru­ka­rek wiel­ko­for­ma­to­wych