Modele pracy radykalnie zmieniły się w ciągu ostatnich lat w związku z postępującą transformacją cyfrową. Pracownicy coraz swobodniej decydują o tym, jak i skąd pracować, więc w organizacjach ewoluują procesy związane z obiegiem informacji i dostępem do nich. Skuteczne zarządzanie dokumentacją firmową w sytuacji, gdy zespoły są rozproszone pozostaje wyzwaniem zarówno dla menedżerów działów IT jak i dostawców urządzeń biurowych.
„Wszyscy – zarówno kadra menedżerska w organizacjach jak i dostawcy nowoczesnych urządzeń służących do druku, skanowania i zarządzania dokumentacją musimy uświadomić sobie, że wyzwania związane z cyfryzacją nie będą w nadchodzących latach maleć. Potrzeba digitalizacji procesów zarządzania dokumentacją i ewolucja modeli funkcjonowania biur w kierunku pracy zdalnej, oznaczają, że łatwy dostęp do danych, ich maksymalne zabezpieczenie, a także integracja dokumentów papierowych z plikami cyfrowymi stają się dla organizacji priorytetem” – mówi Michał Mikulski, ekspert w zakresie systemów zarządzania informacjami w Canon Polska
Cyfrowe życzenia a twarde realia
Raport firmy Gartner szacował, że do końca 2023 r. 48% pracowników biurowych na całym będzie pracować w pełni zdalnie lub logować się do urządzeń firmowych, korzystając z wielu lokalizacji. Liderzy muszą w takiej sytuacji zadbać o to, by infrastruktura do udostępniania informacji i dokumentów była dobrze dostosowana dla wszystkich grup zatrudnionych włącznie z tymi, którzy logują się do zasobów firmowych spoza biura.
Okazuje się jednak, że pomimo nowoczesnych narzędzi i sprzyjającej postawie menedżerów IT, dostęp pracowników do dokumentów, jak i zarządzanie nimi bywają skomplikowane. Istnieje wręcz rozdźwięk między tym, jak działy informatyczne postrzegają wdrażane przez nich rozwiązania, a realiami, z którymi pracownicy stykają się na co dzień.
Menedżerowie odpowiadający za usprawnianie procesów cyfryzacji, muszą zdać sobie sprawę, że wydajność pracy będzie rosła wtedy, gdy pracownicy będą mieć zapewniony, łatwy dostęp do każdego rodzaju dokumentu, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej, z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie. Tylko wtedy mogą współtworzyć środowisko pracy, które jest elastyczne, uwzględnia różnorodne potrzeby osób na różnych stanowiskach i sprawia, że procesy biznesowe są wydajne.
Papier trzyma się mocno
Co istotne, mimo postępującej cyfryzacji, która obejmuje kluczowe procesy w organizacjach, papierowa dokumentacja ciągle odgrywa istotną rolę w komunikacji z klientami, pracownikami lub stronami trzecimi. Potrzeby związane z przetwarzaniem dokumentacji w tradycyjnej formie powodują utrzymywanie się popytu na urządzenia wspomagające zarządzanie dokumentami drukowanymi z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Firmy inwestują więc w sprzęt pozwalający na zarządzanie dokumentami w tradycyjnej postaci, a to z kolei wywołuje reakcję dostawców urządzeń biurowych. Oferując klientom nowoczesne rozwiązania, wiedzą, że powinni gwarantować maksymalne zabezpieczenie danych i pełną integrację dokumentacji papierowej z zasobami cyfrowymi. Te postawy znajdują także potwierdzenie w badaniach przeprowadzonych przez Keypoint Intelligence, które wykazały, że 77% decydentów IT planuje zakup skanera w ciągu najbliższego roku.
Urządzenia, które likwidują bariery
„Dostawcy obserwują zmiany w trendach pracy i dostosowują swoje oferty produktów, aby zaspokoić potrzeby klientów. Dlatego niektóre, oferowane przez nich urządzenia, np. kompaktowe skanery z obsługą chmury, można szybko skonfigurować i używać ich do wprowadzania nowych dokumentów w zasoby cyfrowe firmy” – mówi Michał Mikulski z Canon Polska.
Przykładem takiego rozwiązania jest urządzenie imageFORMULA DR-S250N - bezpieczny, wydajny i kompaktowy skaner na biurko, który odpowiadając na potrzebę sprawnej współpracy rozproszonych zespołów, ułatwia szybkie udostępnianie plików i płynny przepływ dokumentów między pracownikami w różnych lokalizacjach. Propozycja usatysfakcjonuje menedżerów IT ze względu na to, że skaner wzmacnia poziom bezpieczeństwa informatycznego – zeskanowane dokumenty nie są zapisywane w urządzeniu, a więc ryzyko wycieku poufnych danych jest zminimalizowane. Co istotne w tym kontekście, zespoły IT mogą łatwo autoryzować działania użytkowników i identyfikować ich profile za pomocą rozwiązań takich jak m.in: Active Directory, które pozwala administratorowi ustawiać ograniczenia i dostosowywać ustawienia preferencji skanowania i protokół LDAP służący bezpiecznemu udostępnianiu usług katalogowych w sieci - plików, drukarek, serwerów i list użytkowników.
Ewoluujące pod wpływem cyfryzacji modele biznesowe zakładają konieczność uwzględnienia różnic w modelach pracy – te coraz mocniej wpływają na strategie zarządzania danymi i całą firmową dokumentacją. Dlatego szanse na zajęcie trwalej, silnej pozycji na rynku mają dostawcy urządzeń biurowych, którzy potrafią zniwelować lukę między fizycznymi i cyfrowymi zasobami organizacji i uwzględnić swobodę pracowników w wyborze sposobu pracy.
Więcej informacji na temat imageFORMULA DR-S250N można znaleźć tu: https://www.canon.pl/business/products/scanners/document-scanners/imageformula-dr-s250n/
Na podstawie informacji firmy Canon
