Transformacja cyfrowa obejmuje obecnie niemal wszystkie dziedziny życia i gospodarki. Firmy w coraz większym zakresie odchodzą od ręcznego przetwarzania papierowych dokumentów i zaczynają korzystać z możliwości zapewnianych przez innowacje takie jak: technologie mobilne, cloud computing (przechowywanie danych w „chmurze”), wirtualna praca czy automatyzacja procesów. O rozwiązaniach, jakie w tym zakresie oferuje firma Konica Minolta, korzyściach z ich wdrożenia w każdej firmie niezależnie od jej wielkości czy branży, a także o elastyczności, jaka cechuje tego dostawcę w podejściu do potrzeb każdego klienta mówi Rafał Torz - dyrektor handlowy sprzedaży bezpośredniej Konica Minolta Business Solutions Polska.
Jakie korzyści wg Państwa zyskują klienci, decydujący się na transformację cyfrową swoich firm czy organizacji?
Oferowane przez nas nowoczesne technologie umożliwiają użytkownikom w prosty sposób zarządzanie i przetwarzanie tysiącami dokumentów, jakie generowane są w każdej firmie, a także gwarantują zwiększenie ich bezpieczeństwa. Klienci zyskują przede wszystkim oszczędności czasowe, co z kolei przekłada się na wydajność i konkretne korzyści finansowe. Niestety, wciąż wiele firm pomija tego rodzaju inwestycje w swoich planach, choć zmieniający się biznes i jego potrzeby w coraz większym stopniu wymuszać będą w najbliższej przyszłości tego typu wdrożenia. Wiele firm codziennie otrzymuje lub generuje duże ilości dokumentów związanych z danymi projektami. Wciąż jeszcze w przypadku znaczącej ilości z nich pracownicy przetwarzają je manualnie. To bardzo czasochłonny i narażony na błędy i pomyłki proces. Jeszcze trudniej jest, kiedy trzeba np. po kilku latach odnaleźć jakiś dokument albo dotrzeć do niego z innego miejsca niż to, w którym się znajduje. Dotyczy to niemal każdego sektora działalności firmy.
Konica Minolta jest od lat globalnym dostawcą kompleksowych rozwiązań i usług IT, optymalizujących procesy biznesowe związane z zarządzaniem dokumentami. Jesteśmy światowym liderem w dziedzinie technologii, regularnie inwestujemy w badania i rozwój. Jakiś czas temu, obserwując potrzeby naszych klientów, stworzyliśmy rozwiązania, które w prosty i przystępny cenowo sposób możemy zaimplementować w każdej niemal firmie niezależnie od jej wielkości czy branży, a które niemal natychmiast przyniosą konkretne korzyści - zmienią jej sposób zarządzania, a w efekcie - postrzegania przez partnerów i kontrahentów.
Jakie branże korzystają z Państwa oferty?
Nasza propozycja skierowana jest do firm z każdej branży. Do tej pory z naszej propozycji w tym zakresie skorzystały m.in. firmy z branż budowlanej, medycznej, farmaceutycznej, transportowej, logistycznej i wielu innych. Dokonując wyboru naszej platformy systemowej klienci uzyskują bowiem możliwość implementacji elektronicznej obsługi szerokiego spektrum aplikacji zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi. Może się to odbywać na każdym etapie rozwoju organizacji i w każdym obszarze jej funkcjonowania. Procesy te mogą się przenikać i korzystać wzajemnie z własnych reguł, tworząc w ten sposób spójny i przyjazny użytkownikowi „ekosystem” środowiska przechowywania danych, informacji i elektronicznego obiegu dokumentów.
Co zatem oferujecie Państwo firmom poszukującym rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów?
Nasze rozwiązania typu Enterprise Content Management (ECM) do zarządzania zasobami informacyjnymi powstawały na bazie doświadczeń zebranych w projektach z różnych branż, w jakie zaangażowana była przez lata Konica Minolta. Obserwowaliśmy potrzeby klientów, zmieniające się nieustannie środowisko biznesowe i na tej bazie, w oparciu o najlepsze standardy, stworzyliśmy odpowiednie systemy ułatwiające procesy zarządzania dokumentami w firmie. Te doświadczenia pomogły nam także w stworzeniu systemu ECM 365, dostępnego w modelu SaaS w postaci predefiniowanych cyfrowych rozwiązań, dotyczących obiegu dokumentów. Usprawnia on przede wszystkim pracę pracowników i dostęp do zasobów firmy z każdego miejsca. To zbiór gotowych aplikacji do procesowania m.in. obiegu faktur, umów, zamówień czy wniosków urlopowych i delegacji. Moduły systemu można w prosty sposób i szybko wdrożyć w każdym przedsiębiorstwie, a jeśli zaistnieje taka potrzeba - wymieniać i dopasowywać do zmieniających się potrzeb danej firmy. Dodatkowo nasze rozwiązanie łatwo integruje się z większością systemów, używanych na co dzień w przedsiębiorstwach. Nasze projekty obejmują m.in integrację ECM365 z systemami ERP, SAP czy Symfonia, jak również bazami danych GUS, białej listy podatników VAT, eNadawcą, NBP i wielu innych.
Rozwiązanie to wpisało się przy okazji także w potrzeby obecnej sytuacji, kiedy w wielu firmach zmienił się system pracy i całe zespoły pracują zdalnie. Konica Minolta odpowiedziała również na potrzeby klientów z tym związane – mam na myśli moduł, który umożliwia rozliczanie osób z czasu pracy. Zatem dostosowujemy się nie tylko do potrzeb firm, ale także do zmian zachodzących w całym otoczeniu biznesowym. Co więcej – nasze rozwiązania są całkowicie bezpieczne. Dane gromadzone czy przesyłane w naszym systemie, są automatycznie szyfrowane, co zabezpiecza je przed dostępem nieautoryzowanych użytkowników. System automatycznie tworzy również zapasowe kopie, co oznacza, że użytkownikom nie grozi utrata dokumentów. Wiemy, że firmy borykają się z tego rodzaju problemami, dlatego kładziemy duży nacisk na ten aspekt w projektach, które realizujemy Wykorzystujemy sprawdzone mechanizmy autoryzacji i kontroli dostępu oparte m.in. na technologii Microsoft Azure, ponieważ - co warto zaznaczyć - jesteśmy partnerem firmy Microsoft w programie Cloud Solution Provider.
W jakim stopniu obawy potencjalnych zainteresowanych transformacją cyfrową czy automatyzacją procesów w swoich firmach dotyczą złożoności wdrożenia czy też kosztów jakie się z tym wiążą?
Nasze rozwiązania są nie tylko proste, ale również uzasadnione i wyważone ekonomicznie. W kontekście płatności kierujemy się potrzebami naszych klientów, dlatego nasze projekty możemy rozliczać w formie jednorazowych płatności jak również opłat miesięcznych. Nasz system do zarządzania obiegiem dokumentów oferuje kilkanaście modułów, które można wdrażać sukcesywnie. Można je też – co ważne - implementować do istniejących już w danym przedsiębiorstwie systemów. Można oczywiście zdecydować się na rozwiązanie kompleksowe i wdrożyć cały system w danym przedsiębiorstwie – nasi eksperci przygotowują wówczas analizę potrzeb i dostosowują do nich nasze rozwiązanie. Wszystko zależy od aktualnych oczekiwań i możliwości finansowych danej firmy. Koszt wdrożenia jednego modułu to zaledwie 5000 zł netto, a miesięczna opłata za jego użytkowanie to zaledwie 600 zł. Takie abonamentowe podejście pozwala więc skorzystać z naszej propozycji niemal każdej firmie. Dlatego zachęcamy wszystkich do kontaktu z nami. Chętnie przyjrzymy się Państwa potrzebom i zaproponujemy rozwiązanie adekwatne do oczekiwań i możliwości.
Na podstawie informacji Pooligraficznej Agencji Informacyjnej
