Jak za­trud­niać pra­cow­ni­ków z ca­łe­go świa­ta? Jak za­rządzać do­ku­men­ta­mi w pra­cy wy­ma­ga­jącej ci­ągłej mo­bil­no­ści? I jak upro­ścić ob­słu­gę du­żej ilo­ści do­ku­men­ta­cji? To dy­le­ma­ty, przed który­mi sta­je co­raz wi­ęk­sza licz­ba przed­si­ębior­ców, de­cy­du­jących się prze­jść na hy­bry­do­wy tryb pra­cy. Od­po­wie­dzią na nie są no­wo­cze­sne roz­wi­ąza­nia biu­ro­we z za­kre­su har­dwa­re­’u i so­ftwa­re­’u – prze­ko­nu­ją eks­per­ci Ca­non Pol­ska.

Pra­ca z do­mu sta­ła się ele­men­tem co­dzien­ne­go ży­cia wie­lu z nas. I choć jej za­kres różni się w za­le­żno­ści od bra­nży czy wiel­ko­ści fir­my, nie ule­ga wąt­pli­wo­ści, że dziś w pra­cy je­ste­śmy du­żo bar­dziej mo­bil­ni, niż przed 2020 ro­kiem.

– Pan­de­mia ko­ro­na­wi­ru­sa znacz­nie spo­pu­la­ry­zo­wa­ła roz­ma­ite wa­rian­ty pra­cy zdal­nej – mówi Mi­chał Mi­kul­ski Pro­duct Ma­na­ger w Ca­non Pol­ska. – Dziś pra­ca z do­mu jest nor­mą w wie­lu bra­nżach. Jed­nak z na­szych ob­ser­wa­cji wy­ni­ka, że za­rów­no pra­co­daw­cy, jak i pra­cow­ni­cy, nie chcą ca­łko­wi­cie re­zy­gno­wać z przy­cho­dze­nia do biu­ra. Cho­dzi mi­ędzy in­ny­mi o wy­go­dę pra­cy, a ta­kże o pe­wien duch ze­spo­łu.

Dla­te­go, jak pod­kre­śla przed­sta­wi­ciel Ca­non Pol­ska, dziś co­raz częściej mówi­my nie o pra­cy ca­łko­wi­cie zdal­nej, ale o hy­bry­do­wej. – To for­ma, która łączy za­le­ty biu­ra i do­mo­we­go za­ci­sza. Co­raz wi­ęcej firm do­strze­ga ogrom­ny po­ten­cjał, ja­ki w niej drze­mie – oce­nia Mi­chał Mi­kul­ski.

Różno­rod­ne wy­zwa­nia mo­bil­nej pra­cy

Aby jed­nak nie bo­ry­kać się z wa­da­mi pra­cy na od­le­gło­ść, ta­ki­mi jak brak od­po­wied­niej łącz­no­ści z ze­spo­łem, pro­blem z do­stępem do do­ku­men­tów czy brak ja­sne­go po­dzia­łu za­dań, na­le­ży za­dbać o od­po­wied­nią or­ga­ni­za­cję pra­cy hy­bry­do­wej. Nie­zwy­kle istot­ne dla ka­żdej fir­my po­win­ny być też kwe­stie cy­ber­bez­pie­cze­ństwa oraz wy­so­kie stan­dar­dy ochro­ny da­nych oso­bo­wych.

Wszyst­kie te ce­le mo­żna dziś osi­ągnąć, sto­su­jąc do­brze do­bra­ne roz­wi­ąza­nia z za­kre­su biu­ro­we­go so­ftwa­re’u i har­dwa­re­'u. Na ryn­ku do­stęp­nych jest wie­le urządzeń i sys­te­mów, do­pa­so­wa­nych do kon­kret­nych po­trzeb pra­cow­ni­ka czy fir­my.

Przy­kła­do­wo: do nie­daw­na je­den z naj­wi­ęk­szych pro­ble­mów sta­no­wił spraw­ny do­stęp do do­ku­men­tów pod­czas de­le­ga­cji czy spo­tkań z klien­ta­mi. Dziś pra­ca mo­że być efek­tyw­na nie­za­le­żnie od miej­sca, w którym prze­by­wa pra­cow­nik. Dba­ją o to sys­te­my chmu­ro­we, po­zwa­la­jące współdzie­lić wa­żne do­ku­men­ty i za­pew­nia­jące sta­ły do­stęp do nie­zbęd­nych in­for­ma­cji. A nie­wiel­kie, po­ręcz­ne ska­ne­ry na USB po­ma­ga­ją w ka­żdej chwi­li wpro­wa­dzić do sys­te­mu nie­zbęd­ne do­ku­men­ty (na­wet z sa­mo­cho­du, po­ci­ągu, czy bez­po­śred­nio ze spo­tka­nia z klien­tem).

Po­dob­ne plu­sy tech­no­lo­gia biu­ro­wa mo­że mieć w przy­pad­ku współpra­cy mi­ędzy­na­ro­do­wej. – Dziś co­raz wi­ęcej firm, nie tyl­ko wiel­kich kor­po­ra­cji, za­trud­nia pra­cow­ni­ków z ca­łe­go świa­ta – mówi Mi­chał Mi­kul­ski. – W ta­kiej sy­tu­acji klu­czo­we jest, aby gwa­ran­to­wać im sta­ły do­stęp do fir­mo­wej do­ku­men­ta­cji i wy­pra­co­wać od­po­wied­nią or­ga­ni­za­cję pra­cy. Ta­ką, aby pra­cow­ni­cy wza­jem­nie wspie­ra­li swo­je wy­si­łki, a nie wy­ko­ny­wa­li kil­ka ra­zy te sa­me za­da­nia – tłu­ma­czy przed­sta­wi­ciel Ca­non Pol­ska. I wy­ja­śnia, że w ta­kich przy­pad­kach naj­le­piej spraw­dzą się od­po­wied­nio do­bra­ne sys­te­my chmu­ro­we oraz zin­te­gro­wa­ne z ni­mi wy­daj­ne urządze­nia wie­lo­funk­cyj­ne. To dzi­ęki nim do­ku­men­ty mo­gą być współdzie­lo­ne w wy­god­ny i bez­piecz­ny spo­sób, a pra­ca mo­że to­czyć się sy­mul­ta­nicz­nie, nie­za­le­żnie od zróżni­co­wa­nia per­so­ne­lu pod kątem po­cho­dze­nia.

W śred­nich i du­żych przed­si­ębior­stwach co­raz wi­ęk­szą po­pu­lar­no­ść zdo­by­wa­ją za­awan­so­wa­ne sys­te­my z za­kre­su za­rządza­nia in­for­ma­cja­mi. To opar­te na chmu­rze cen­tral­ne re­po­zy­to­ria in­for­ma­cji, po­zwa­la­jące sku­tecz­nie za­rządzać or­ga­ni­za­cją pra­cy, ob­słu­gi­wać zo­bo­wi­ąza­nia, ogra­ni­czać ilo­ść nie­po­trzeb­nej do­ku­men­ta­cji, a ta­kże two­rzyć wy­daj­ne i bez­piecz­ne cy­fro­we ar­chi­wa. – Mo­żli­wo­ści ta­kich sys­te­mów są ogrom­ne. Opro­gra­mo­wa­nie biu­ro­we co­raz częściej au­to­ma­tycz­nie od­czy­tu­je nie­zbęd­ne in­for­ma­cje ze ska­nu lub pli­ku prze­sła­ne­go ma­ilem i umiesz­cza je w od­po­wied­nim kon­te­kście. Tech­no­lo­gia pil­nu­je ter­mi­nów, chro­ni fir­mo­we za­so­by przed cy­ber­prze­stęp­ca­mi, ogra­ni­cza do­stęp do po­uf­nych tre­ści i gwa­ran­tu­je, że do­ku­men­ta­cja jest prze­cho­wy­wa­na zgod­nie z prze­pi­sa­mi. A co naj­lep­sze, ta­kie roz­wi­ąza­nia są ła­twe do wdro­że­nia w fir­mie ka­żdej wiel­ko­ści. Jest to mo­żli­we dzi­ęki ar­chi­tek­tu­rze lo­w-co­de, która po­zwa­la spraw­nie bu­do­wać zauto­ma­ty­zo­wa­ne pro­ce­sy w fir­mie za po­mo­cą go­to­wych kom­po­nen­tów, łączo­nych ze so­bą przy uży­ciu wspól­ne­go gra­ficz­ne­go in­ter­fej­su – wy­ja­śnia Mi­chał Mi­kul­ski. I do­da­je: – Dzi­ęki te­mu ka­żdy pro­ces mo­żna ła­two do­sto­so­wać do zmie­nia­jących się wy­ma­gań firm.

O pra­cy hy­bry­do­wej w po­rad­ni­ku od Ca­non

Aby le­piej opo­wie­dzieć po­ten­cjal­nym za­in­te­re­so­wa­nym o do­stęp­nych na ryn­ku mo­żli­wo­ściach, eks­per­ci Ca­non stwo­rzy­li prze­wod­nik po roz­wi­ąza­niach uła­twia­jących pra­cę hy­bry­do­wą. Ca­ło­ść do­stęp­na jest za dar­mo na stro­nie pro­du­cen­ta.

Pre­zen­ta­cja zo­sta­ła na­pi­sa­na przy­stęp­nym języ­kiem i ana­li­zu­je kon­kret­ne wy­zwa­nia, z ja­ki­mi mie­rzą się dziś przed­si­ębior­cy. War­to zwrócić na nie wa­gę, bo – oprócz wy­mier­nych efek­tów, ta­kich jak oszczęd­no­ść cza­su, po­rządek w do­ku­men­ta­cji czy wy­ższy po­ziom fir­mo­we­go bez­pie­cze­ństwa – staw­ką są ta­kże po­zy­tyw­ne „e­fek­ty ubocz­ne” do­brze wdro­żo­nej pra­cy hy­bry­do­wej. Czy­li du­żo wi­ęk­sza wy­go­da pra­cy, bez­po­śred­nio prze­kła­da­jąca się na na­sze po­de­jście do co­dzien­nych obo­wi­ąz­ków.

Na pod­sta­wie in­for­ma­cji fir­my Ca­non

• Prze­czy­taj też: Jak wy­sy­ła­jąc list pro­mo­wać sklep in­ter­ne­to­wy?
• Prze­czy­taj też: Ba­da­nie Le­asing In­dex – dy­na­micz­nie ro­śnie świa­do­mo­ść eko­lo­gicz­na firm
• Prze­czy­taj też: Print Aga­inst War: wspar­cie dla Ukra­iny
• Prze­czy­taj też: Hol­men Ig­ge­sund: uprosz­cze­nie dzi­ęki obiek­tyw­nym prze­glądom zrów­no­wa­żo­ne­go roz­wo­ju
• Prze­czy­taj też: Za­kła­dy Sto­ra En­so w Skut­skär na dro­dze do pe­łnej neu­tral­no­ści względem śla­du węglo­we­go
• Prze­czy­taj też: Co­raz wi­ęcej cy­be­ra­ta­ków na pol­skie fir­my – jak się przed ni­mi uchro­nić?
• Prze­czy­taj też: No­we mo­żli­wo­ści dru­ku. Jak po­li­gra­fia do­sto­so­wu­je się do ocze­ki­wań klien­tów?
• Prze­czy­taj też: Glo­bal­ny Ra­port o pra­cy hy­bry­do­wej 2022
• Prze­czy­taj też: API Fo­lie Pol­ska po 1. kwar­ta­le 2022: ro­snące za­in­te­re­so­wa­nie za­awan­so­wa­ny­mi podło­ża­mi do uszla­chet­nia­nia ety­kiet
• Prze­czy­taj też: Ca­non wy­zna­cza no­we stan­dar­dy w dru­ku pro­duk­cyj­nym wraz z pre­mie­rą ima­ge­PRESS V1000